Datenschutz

 

Zimmers Rechtsanwälte – Transparenzhinweis

      

1. Zu diesem Hinweis ►

2. Welche Informationen speichern wir? ►

 

Privatmandanten ►

 

Potentielle Privatmandanten und andere Kontakte, die nicht Mandanten sind ►

 

Individuelle Dienstleister ►

 

Firmenkunden, Lieferanten sowie bestehende und potentielle Drittkontakte ►

 

Gegenseiten bei der Mandatsbetreuung ►


3. Wie erheben wir Ihre personenbezogenen Daten? ►

4. Unsere Gesetzesgrundlage für die Verarbeitung? ►

5. Wie wir höchstpersönliche Daten verwenden ►

6. Vorstrafen ►

7. Geldwäschebekämpfung und Mandanten-Indentifizierungspflicht „Know your client“►

8. An wen geben wir Ihre Daten weiter? ►

9. Internationale Datentransfers ►

10. Wie sichern wir Ihre personenbezogenen Daten? ►

11. Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten aufbewahrt? ►

12. Ihre Rechte ►

 


 

Zimmers Transparenzhinweis für Mandanten, Dritte, individuelle Contractors und Lieferanten, und andere Kontakte, die nicht Mandanten sind.

 

1 Über uns

 

1.1 Dieser Transparenzhinweis beschreibt, wie Gunter Zimmer, handelnd unter der Geschäftsbezeichung Zimmers Solicitors/Rechtsanwälte („Zimmers“, „uns“ oder „wir“), Ihre personenbezogenen Daten während und nach Ihrer Geschäftsbeziehung mit uns sammelt und verwendet.

1.2 Wir sind Datenverantwortliche. Das heißt, dass wir dafür verantwortlich sind zu entscheiden, wie wir personenbezogene Daten über Sie speichern und verwenden, und es Ihnen verständlich zu erklären.

1.3 Dieser Hinweis bezieht sich auf potentielle, bestehende und ehemalige Mandanten von Zimmers (einschließlich Angestellte und Vertreter unserer Firmenkunden); Privat- und Firmenmandanten, sowie potentielle Mandanten; Vermittler; Personen, die von uns Informationen anfordern; jede Person, die für uns Dienstleistungen erbringt, sowohl als Privatperson oder als Angestellter oder Vertreter einer Dienstleistungsunternehmung; die Gegenseite in Angelegenheiten unserer Mandanten sowie auf die Anwälte, die für sie tätig sind.

1.4 Es ist wichtig, dass Sie diesen Hinweis lesen, zusammen mit eventuellen anderen Datenschutzinformationen oder -hinweisen, die wir zu bestimmten Anlässen bereitstellen, wenn wir personenbezogene Daten über Sie sammeln oder verarbeiten, damit Ihnen bewusst ist, wie und warum wir solche Daten verwenden.

1.5 Wir behalten uns das Recht vor, diesen Hinweis jederzeit zu aktualisieren. Wir werden solche Änderungen im Voraus zu einer angemessenen Zeit ankündigen und empfehlen, dass Sie sich regelmäßig auf unserer Internetseite über Aktualisierungen dieses Transparenzhinweises informieren. Wir werden Sie eventuell gelegentlich über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren.

1.6 Gunter Zimmer ist für die Einhaltung der Datenschutzgesetze verantwortlich. Wenn Sie Fragen zu diesem Transparenzhinweis oder darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwalten, haben, kontaktieren Sie ihn bitte, indem Sie eine E-Mail an info@zimmerslaw.com senden.

1.7 Es ist wichtig, dass die personenbezogenen Daten, die wir über Sie speichern, korrekt und aktuell sind. Bitte informieren Sie uns, wenn sich Ihre personenbezogenen Daten im Verlauf unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen ändern.

 


 

2 Welche Informationen halten wir?

 

2.1 Personenbezogene Daten oder personenbezogene Informationen bedeuten jegliche Information über eine Person, die die Identifikation dieser Person ermöglicht.

2.2 Es gibt spezielle Kategorien von empfindlicheren personenbezogenen Daten, die eines höheren Schutzgrades bedürfen (siehe § 5).

2.3    Wir sammeln unterschiedliche Daten, je nach der Art Ihrer Beziehung zu uns (klicken Sie auf den jeweiligen Link, um mehr über die Kategorien von personenbezogenen Daten von Ihnen und über die Zwecke, zu denen wir sie verwenden, zu erfahren).


 2.3.1 Privatmandanten ►

 

2.3.2 Potentielle Mandanten und andere Kontakte, die nicht Mandanten sind ►

2.3.3 Individuelle Dienstleister ►

2.3.4 Firmenkunden, Lieferanten und bestehende und potentielle Drittkontakte ►

2.3.5 Gegenparteien in Mandantenangelegenheiten ►


2.4    In jedem dieser Fälle haben wir unsere gesetzliche Grundlage für die Verarbeitung identifiziert. Diese werden ausführlicher in § 4 Unsere Gesetzesgrundlage für die Verarbeitung beschrieben.

 

Privatmandanten

 

Wir verarbeiten:

 

2.4.1 Ihren Namen, Ihre Anschrift und Kontaktinformationen. Diese Verarbeitung ist für die Ausführung des zwischen uns bestehenden Vertrags erforderlich.

2.4.2 Informationen zur Geldwäschebekämpfung und für die Mandantsidentifizierung (siehe
§ 7). Dies machen wir, um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen und um aus legitimem Interesse nachzuvollziehen, mit wem wir Verträge eingehen, wenn erforderlich.

2.4.3 Informationen bezüglich Ihres Mandats und unserer Beauftragung. Wenn Sie Privatmandant sind, könnte dies Informationen über Ihre Familie oder andere Drittbegünstigte einschließen. Eine solche Verarbeitung ist erforderlich, um unser Mandat mit Ihnen für die Rechtsberatung auszuführen.

2.4.4 Details über Ihr Bankkonto. Eine solche Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Mandats erforderlich, bei dem wir Ihnen Geld auszahlen müssen (z. B. zum Abschluss eines Immobilienverkaufs).

2.4.5 Personenbezogene Informationen, die in Dokumenten enthalten sind, die wir im Rahmen einer Due Diligence geprüft und die uns bei der Offenlegung zur Verfügung gestellt wurden. Eine solche Verarbeitung ist erforderlich, um Rechtsberatungen durch- und unser Mandat mit Ihnen auszuführen.

2.4.6 Ihre Marketingpräferenzen und Details über von Ihnen abonnierte Dienstleistungen und/oder Veranstaltungen, an denen Sie teilgenommen haben. Eine solche Verarbeitung ist für das legitime Interesse an Förderung und Wachstum unseres Geschäftes erforderlich.

2.4.7 Hintergrundinformationen über Sie und Ihr Verhältnis zur Kanzlei, um Sie zu informieren und unsere Leistungen, die wir für Sie erbringen, zu verbessern. Dabei eingeschlossen sind möglicherweise Informationen über Ihren Lebensstil und Ihre Familie. Eine solche Verarbeitung ist erforderlich für das legitime Interesse, Ihnen Informationen bereitzustellen, und die Leistungen, die wir für Sie erbringen, zu verbessern.

2.4.8 Von Ihnen gegebenes Feedback über unsere Leistungen. Eine solche Verarbeitung ist erforderlich, um unser Geschäft zu verwalten und unsere Leistungen zu verbessern.

2.4.9 Soweit gesetzlich zulässig, überwachen wir möglicherweise die elektronische Kommunikation, um die Einhaltung unserer gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen
 
Verpflichtungen und unserer internen Richtlinien sicherzustellen. Eine solche Verarbeitung ist für das legitime Interesse der Verwaltung unseres Geschäftes sowie der Einhaltungspflichten erforderlich.

 

2.5 Möglicherweise werden wir Sie gelegentlich ansprechen, um Ihre Genehmigung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu anderen Zwecken einzuholen. Wenn dies geschieht, werden wir Ihnen Details über die von uns gewünschten Informationen und den Grund dafür nennen, sodass Sie sich genau überlegen können, ob Sie zustimmen.


Potentielle Mandanten und andere Kontakte, die nicht Mandanten sind

2.6 Wir verarbeiten:


2.6.1 Ihren Namen, Ihre Anschrift und Kontaktdetails;

2.6.2 Ihre Marketingpräferenzen und Details über von Ihnen abonnierte Dienstleistungen und/oder Veranstaltungen, an denen Sie teilgenommen haben;

2.6.3 von Ihnen gegebenes Feedback über Veranstaltungen oder Marketingkampagnen; und

2.6.4 Hintergrundinformationen über Sie und Ihr Verhältnis zur Unternehmung, um Sie über unsere Leistungen zu informieren und sie zu verbessern.

2.6.5 Wenn Sie erwägen, uns zu beauftragen, Informationen zur Geldwäschebekämpfung und Mandantsidentifizierung. Dies machen wir, um unseren gesetzlichen Pflichten nachzukommen und wenn es für das legitime Verständnis darüber, mit wem wir einen Vertrag eingehen, erforderlich ist.

2.6.6 Wenn Sie erwägen, uns zu beauftragen, Informationen über Ihre Rechtsangelegenheit und unsere Beauftragung. Wenn Sie Privatmandant sind, schließt dies möglicherweise auch Informationen über Ihre Familie oder andere Drittbegünstigte ein. Eine solche Verarbeitung ist erforderlich, um Rechtsberatung zu leisten und unseren Vertrag mit Ihnen zu erfüllen.

2.6.7 Personenbezogene Informationen in von uns als Teil einer Bewertung oder eines Kostenvoranschlages gelesenen Dokumenten. Eine solche Verarbeitung ist erforderlich, um unser Mandat mit Ihnen für eine Rechtsberatung auszuführen.

Diese Verarbeitung ist erforderlich für das berechtigte Interesse, unser Geschäft zu fördern und zu erweitern und unsere Dienstleistungen zu verbessern.


2.7 Wir verwenden Informationen aus unserem CRM-System, um Ihre Interaktion mit unseren digitalen Inhalten in Übereinstimmung mit unseren Cookie Richtlinien ► zu überwachen, um das legitime Interesse an der Information und Verbesserung der von uns erbrachten Dienstleistungen und zukünftigen Produkt- und Serviceentwicklungen zu gewährleisten.

2.8 Wir verarbeiten jedes Feedback, das Sie uns in Bezug auf unsere Dienstleistungen geben, einschließlich Ihrer Entscheidung, ob Sie uns beauftragen oder nicht. Eine solche Verarbeitung ist erforderlich für das berechtigte Interesse, unser Geschäft zu führen und unsere Dienstleistungen zu verbessern.

2.9 Innerhalb der gesetzlichen Grenzen dürfen wir die elektronische Kommunikation überwachen, um die Einhaltung unserer gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Verpflichtungen sowie unserer internen Richtlinien zu gewährleisten. Eine solche Verarbeitung erforderlich für das berechtigte Interesse, unsere Geschäfts- und Compliance-Verpflichtungen zu erfüllen.

2.10 Möglicherweise werden wir Sie gelegentlich ansprechen, um Ihre Genehmigung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu anderen Zwecken einzuholen. Wenn dies geschieht, werden wir Ihnen Details über die von uns gewünschten Informationen und den Grund dafür nennen, so dass Sie sich genau überlegen können, ob Sie zustimmen.

Natürliche Personen als Dienstleister (wie z. B. Experten oder Prozessanwälte)

2.11 Wir verarbeiten:


2.11.1 Ihren Namen, Titel und Ihre geschäftliche Kontaktdaten, einschließlich Anschriften, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, Informationen aus Ihrem Lebenslauf und, soweit erforderlich, Ihrer Qualifikation.

2.11.2 Details in Verbindung mit der Ausführung des zwischen uns abgeschlossenen Vertrags, einschließlich finanzieller Daten und Bankverbindungen zwecks Zahlungen.

Eine solche Verarbeitung ist für die Ausführung des zwischen uns abgeschlossenen Vertrags erforderlich.


2.12 Wir können der Due Diligence in Form von Referenz- und Kreditüberprüfungen und der Überprüfung Ihrer Identität einschließlich der Überprüfung der fotografischen Identifikation und des Adressnachweises und Ihrer Qualifikationen durchführen. Dies machen wir, um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, und um Informationen über unsere Vertragspartner einzuholen, wenn dies für unser legitimes Interesse erforderlich ist.

2.13 Soweit gesetzlich zulässig, überwachen wir möglicherweise die elektronische Kommunikation, um die Einhaltung unserer gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Verpflichtungen und unserer internen Richtlinien zu gewährleisten.
Eine solche Verarbeitung ist für das legitime Interesse an der Erfüllung unserer Geschäfts- und Compliance-Verpflichtungen erforderlich.

2.14 Möglicherweise werden wir Sie gelegentlich ansprechen, um Ihre Genehmigung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu anderen Zwecken einzuholen. Wenn dies geschieht, werden wir Ihnen Details über die von uns gewünschten Informationen und den Grund dafür nennen, so dass Sie sich genau überlegen können, ob Sie zustimmen.

 

Geschäftskunden, Lieferanten und bestehende und potentielle Drittkontakte

2.15 Wir verarbeiten Namen, Bezeichnungen und geschäftliche Kontaktinformationen, einschließlich Anschriften, Telefonnummern und E-Mail-Adressen von Ihren Angestellten und Vertretern. Eine solche Verarbeitung ist für die Ausführung des zwischen uns abgeschlossenen Vertrags erforderlich. Wenn Sie Angestellter eines Geschäftskunden oder Lieferanten sind, verarbeiten wir diese Informationen für das legitime Interesse an der Ausführung unseres Vertrags mit Ihrem Arbeitgeber.

2.16 Wenn Sie ein neuer oder potentieller Mandant sind, verarbeiten wir personenbezogene Daten als Teil unserer Maßnahmen im Zusammenhang mit der Geldwäschebekämpfung und der Kundenidentifizierung (s. § 7). Wir machen dies, um unseren gesetzlichen Pflichten nachzukommen und wenn erforderlich für unsere legitimen Interessen (vorausgesetzt, dass die Interessen und Grundrechte des Individuums sich über unsere Interessen nicht hinwegsetzen).

2.17 Wir werden eventuell unserer Sorgfaltspflicht nachkommen, indem wir die Kreditwürdigkeit von Unternehmen prüfen, einschließlich der Prüfung von fotografischen Identitätsdokumenten, Anschriftsnachweisen der Vorstandsmitglieder/Geschäftsführer und, in einigen Fällen, Ihrer Teilhaber, sowie der Überprüfung der Firmeneintragung im Handelsregister. Wir machen dies, um unseren gesetzlichen Pflichten nachzukommen und, soweit erforderlich,um unseren legitimen Interessen nachzugehen (vorausgesetzt Ihre eigene Interessen und wesentlichen Rechte werden dadurch nicht beschnitten).

2.18 Wir verarbeiten Informationen im Zusammenhang mit Ihrer Rechtsangelegenheit und unserer Beauftragung.

 
2.18.1 Wenn Sie Arbeitgeber sind, kann das Informationen über Ihr Personal einschließen.

2.18.2 Für unsere Ausbildungsstätten kann das Informationen über Schüler, Studenten und Eltern einschließen.


Die Verarbeitung dieser Informationen ist erforderlich, um Rechtsberatungen durchführen zu können.

2.19    Wir verarbeiten personenbezogene Informationen in von uns im Verlauf der Einhaltung der Sorgfaltspflicht bearbeiteten und uns bei Offenlegung zur Verfügung gestellten Dokumenten. Eine solche Verarbeitung ist erforderlich, um rechtlich beraten zu können.

2.20 Wir verarbeiten Ihre Marketingpräferenzen und Details über von Ihnen abonnierten Dienstleistungen und Veranstaltungen, an denen Ihre Mitarbeiter und Vertreter teilgenommen haben. Eine solche Verarbeitung ist für das legitime Interesse an der Förderung und an dem Wachstum unseres Geschäftes erforderlich (vorausgesetzt, dass die Interessen und Grundrechte der einzelnen Angestellten und Vertreter sich über unsere Interessen nicht hinwegsetzen).

2.21 Wir verarbeiten jegliches von Ihnen (Ihren Angestellten und Vertretern) erhaltene Feedback über unsere Leistungen. Eine solche Verarbeitung ist für das legitime Interesse an der Verwaltung und Verbesserung unseres Geschäftes notwendig (vorausgesetzt, dass die Interessen und Grundrechte der einzelnen Angestellten und Vertreter sich über unsere Interessen nicht hinwegsetzen).

2.22 Wir verarbeiten Hintergrundinformation über Sie, sowie Ihre Angestellten und Vertreter und Ihr Verhältnis zum Unternehmen. Solche Informationen umfassen unter anderem, wie Sie uns gefunden haben und wofür Sie sich interessieren. Eine solche Verarbeitung ist für das legitime Interesse erforderlich, Sie zu informieren und unsere für Sie erbrachten Leistungen zu verbessern (vorausgesetzt, dass die Interessen und Grundrechte der einzelnen Angestellten und Vertreter sich über unsere Interessen nicht hinwegsetzen).

2.23 Innerhalb der gesetzlichen Grenzen dürfen wir elektronischen Austausch überwachen, um
die Einhaltung unserer gesetzlichen und ordnungspolitischen Pflichten sowie unserer internen Richtlinien zu sichern.

 

Gegenseiten in Mandatsangelegenheiten

2.24 Von Anwälten, die für die Gegenseite in einer bestimmten Sache tätig werden, werden wir Ihre Kontaktdetails und solche Informationen über Ihre Mandanten nach Bedarf sammeln, soweit erforderlich, um unsere Mandanten zu beraten.

2.25 Wir verarbeiten gegebenenfalls die Details Ihres Mandanten, um mögliche Interessenskonflikte auszuschließen. Eine solche Verarbeitung ist für unsere gesetzlichen Verpflichtungen sowie das legitime Interesse daran, unseren Compliance-Anforderungen nachzukommen, erforderlich.

2.26 Wir verarbeiten personenbezogene Daten in von uns geprüften Dokumenten als Teil unserer Due Diligence und/oder soweit sie uns in der Offenlegung zur Verfügung gestellt wurden. Eine solche Verarbeitung ist erforderlich:


2.26.1 um Rechtsansprüche begründen, auszuüben oder zu verteidigen; und

2.26.2 für das legitime Interesse unseres Mandanten, Rechtsberatungen durch uns zu erhalten (vorausgesetzt, dass sich die Interessen und Grundrechte Ihres Mandanten nicht über die Interessen unseres Mandanten hinwegsetzen).

 
2.27 Wir verarbeiten gegebenenfalls die Bankverbindungen von Ihnen oder Ihres Mandanten. Eine solche Verarbeitung ist erforderlich, wenn wir an Ihren Mandanten Geld auszahlen müssen (z.B. bei Abschluss eines Immobilienverkaufs).

2.28 Innerhalb der gesetzlichen Grenzen dürfen wir elektronische Kommunikation überwachen, um die Einhaltung unserer gesetzlichen und ordnungspolitischen Pflichten sowie unserer internen Richtlinien zu sichern.

 


 

3 Wie sammeln wir Informationen über Sie?

3.1 Wir sammeln Informationen direkt von Ihnen, wenn Sie sich über unsere Dienstleistungen erkundigen, wenn wir Sie als Mandanten unserer Kanzlei aufnehmen, wenn Sie sich bei uns für eine Veranstaltung anmelden oder Updates und Informationen von uns erhalten wollen, oder wenn wir mit Ihnen einen Dienstleistungsvertrag abschließen, in dem Sie der Dienstleister sind.

3.2 Wir sammeln weitere Informationen von Ihnen während des Verlaufs unserer Beauftragung oder so lange Sie für uns Dienstleistungen erbringen.

3.3 Wir sammeln Informationen über Mandanten von Parteien, die auf der Gegenseite einer Transaktion handeln, oder von Rechtsanwälten und anderen berufsständischen Beratern und Sachkundigen, die in deren Auftrag handeln.

3.4 Wir sammeln Informationen von anderen Dritten, wie z. B. Sachkundigen, die unsere Mandanten in einer Sache beraten, von Vermittlern, Partnerunternehmen (wenn wir eine gemeinsame Veranstaltung durchgeführt haben) sowie von Kredit-Auskunfteien und anderen Auskunfteien.

3.5 Wir dürfen Informationen über Sie von öffentlichen Quellen, wie z. B. vom Handelsregister oder vom Grundbuchamt, von Online-Nachfragen oder von Social-Media-Seiten sammeln.



 

4 Unsere Gesetzesgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten

4.1 Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur verwenden, wenn dies gesetzeskonform ist. In den meisten Fällen werden wir Ihre personenbezogenen Daten unter den folgenden Umständen verwenden:


4.1.1 Wenn wir den mit Ihnen abgeschlossenen Vertrag ausführen müssen.

4.1.2 Wenn es für unsere legitimen Interessen (oder die eines Dritten) erforderlich ist und Ihre Interessen und Grundrechte keinen Vorrang genießen. Wenn wir uns auf legitime Interessen für unsere Verarbeitung verlassen, so werden wir Sie hierüber informieren.

4.1.3 Wenn wir einer gesetzlichen Verpflichtung nachkommen müssen.

4.1.4 In anderen Fällen mit Ihrer Einstimmung.


4.2 Wir dürfen Ihre personenbezogenen Daten auch unter den folgenden Umständen benutzen, obwohl dies wahrscheinlich selten der Fall sein wird:


4.2.1 Wenn wir Ihre lebenswichtigen Interessen (oder die eines Anderen) schützen müssen.

4.2.2 Wenn es im öffentlichen Interesse liegt.


4.3 Einige der obigen Gründe werden sich überschneiden und es kann mehrere Gründe geben, die uns zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten berechtigen.

4.4 Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur zu dem Zweck verwenden, zu dem wir sie gesammelt haben, es sei denn, wir müssen aus einem angemessenen Grund in Erwägung ziehen, sie aus einem anderen Grund zu verwenden, vorausgesetzt dass dieser Grund mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar ist. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten zu einem anderen Zweck verwenden müssen, werden wir Sie darüber informieren und die Gesetzesgrundlage erläutern, die uns dies erlaubt.

4.5 Bitte beachten Sie, dass wir Ihre personenbezogenen Daten ohne Ihr Wissen oder Ihre Zustimmung verarbeiten dürfen, bei Einhaltung der o. g. Richtlinien, wenn es gesetzlich vorgeschrieben oder zugelassen ist.


 

5 Wie wir höchstpersönliche Daten verwenden

5.1 Spezifische Kategorien von höchstpersönlichen Daten bedürfen sorgfältigerer Schutzmaßnahmen. Wir benötigen eine weitergehende Rechtfertigung, um die folgenden Kategorien von personenbezogenen Daten zu sammeln, speichern und verarbeiten.

5.2 Je nach Art unserer Beauftragung dürfen wir alle folgenden Sonderkategorien von Informationen über Mandanten und potentielle Mandanten und/oder Gegenseiten in einer Angelegenheit sammeln, speichern und verwenden:


5.2.1 körperlicher und geistiger Zustand, einschließlich eventueller Krankheiten oder Behinderungen;

5.2.2 Nationalität, Geschlech oder Ethnizität;

5.2.3 politische Meinungen;

5.2.4 religiöse oder philosophische Ansichten;

5.2.5 Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft;

5.2.6 sexuelle Orientierung oder Sexualleben;

5.2.7 genetische Informationen und biometrische Daten; oder

5.2.8 Informationen über Vorstrafen und Straftaten.


5.3 Wir verarbeiten diese Art Informationen, wenn es für die Festsetzung, Ausübung oder Verteidigung eines Rechtsanspruchs erforderlich ist.

5.4 Wir dürfen höchstpersönliche Daten verarbeiten, wenn wir dazu rechtlich verpflichtet sind oder wenn es erforderlich wird, um Ihre lebenswichtigen Interessen zu schützen oder die eines Anderen, oder aus Gründen, die von wesentlichem öffentlichen Interesse sind.

5.5 In unserem normalen Betriebsablauf verarbeiten wir keine höchstpersönlichen Daten von Nicht-Mandanten. Wir dürfen jedoch folgende Informationen verarbeiten:


5.5.1 in Verbindung mit einer Krankheit oder Behinderung, um angemessene Anpassungen bei der Austragung unserer Dienstleistungen vorzunehmen;

5.5.2 wenn es erforderlich ist, um Ihre Interessen (oder die Interessen eines Anderen) zu schützen und Sie nicht in der Lage sind, uns Ihre Zustimmung zu geben, oder wenn Sie die Informationen bereits veröffentlicht haben; und

5.5.3 über Ihr Geschlecht oder Ihre Nationalität oder Ethnizität, Ihre religiösen, philosophischen oder moralischen Ansichten, oder Ihr Sexualleben oder Ihre sexuelle Orientierung, um sinnvolle Überwachung und Berichterstattung bezüglich der Gleichberechtigung zu sichern. Wir geben uns alle Mühe, solche Informationen zu anonymisieren.

 
5.6 Wir werden Sie eventuell um Ihre schriftliche Zustimmung zur Verarbeitung von bestimmten höchstpersönlichen Informationen bitten. Falls wir das machen, werden wir Ihnen umfangreiche Einzelheiten über die von uns gewünschten Informationen nennen, sowie Ihnen den Grund mitteilen, weshalb wir die Informationen benötigen, damit Sie sich genau überlegen können, ob Sie zustimmen.


 

6 Informationen über Vorstrafen

6.1 Wir dürfen Informationen über strafrechtliche Verurteilungen nur verwenden, falls das Gesetz dies zulässt. Sofern dies nicht im Rahmen der von uns zur Verfügung gestellten Rechtsberatung erforderlich ist, beabsichtigen wir nicht, Informationen über strafrechtliche Verurteilungen aufzubewahren.

6.2 Wir können Informationen über strafrechtliche Verurteilungen verwenden, wenn dies in Bezug auf Rechtsansprüche erforderlich ist, wenn es notwendig ist, Ihre Interessen (oder die Interessen anderer) zu schützen und Sie nicht in der Lage sind, Ihre Einwilligung zu erteilen, oder wenn Sie die Informationen bereits öffentlich zugänglich gemacht haben.


 

7 Geldwäschebekämpfung und Mandantenidentifizierungspflicht „Know your client“

7.1 Wir sind gesetzlich verpflichtet, die Identität aller neuen Mandanten und, unter bestimmten Umständen, auch bestehender Mandanten zu überprüfen. Darüber hinaus können unsere internen Anforderungen erfordern, dass wir Hintergrundüberprüfungen von neuen oder bestehenden Mandanten durchführen. Dies kann die Überprüfung der Identität und des guten Rufes der Kunden erfordern. Für Firmenkunden wird dies die Überprüfung eines oder mehrerer Ihrer Geschäfsführer/Vorstände oder anderer leitender Angestellte umfassen, sowie die Überprüfung der Identität von Aktionären, Managern, wirtschaftlichen Eigentümern oder anderer relevanter Informationen.

7.2 Wir können zu Beginn und möglicherweise von Zeit zu Zeit während unserer Geschäftsbeziehungen mit Mandanten einen Nachweis über die Herkunft der Gelder verlangen, welchen wir von Dritten anfordern und/oder erhalten können. Die Quellen einer solchen Überprüfung können Dokumente umfassen, die wir vom potentiellen oder aktuellen Mandanten anfordern, oder durch die Verwendung von Online-Quellen oder beidem. Unter Umständen sind wir auch verpflichtet, detaillierte Informationen zu ungewöhnlichen Transaktionen zu verlangen, wie beispielsweise des Transfers großer Geldbeträge.

7.3 Unter bestimmten Umständen können wir unser Tätigwerden verweigern oder haben nicht die Erlaubnis zu handeln, bis solche Verfahren abgeschlossen sind. Wir behalten uns das Recht vor, ein Mandat abzulehnen oder zu handeln, wenn diese Verfahren nicht zu unserer Zufriedenheit abgeschlossen werden.

7.4 Wenn wir im Auftrag eines Mandanten einen Prozessanwalt oder andere Sachverständige beauftragen, können diese von uns Kopien von Identitätsnachweisen der Mandanten oder ihrer Vertreter anfordern, die wir von Ihnen oder aus anderen Quellen erhalten haben. Wir sind berechtigt, ihnen solche Kopien zuzusenden.



 

8 An wen geben wir Ihre Daten weiter?

8.1 Wir werden Ihre personenbezogenen Daten an andere Dienstleistende weitergeben, die für uns Dienstleistungen erbringen, und an Dritte, die Ihre Informationen als Datenverantwortliche zu eigenen Zwecken verwenden.

8.2 Wenn Sie unser Mandant sind, geben wir Ihre Daten an andere Datenverantwortliche (einschließlich andere in dem Fall tätige Rechtsanwälte) wie gesetzlich erfordert weiter, beispielsweise wenn wir Daten gemäß der Geldwäschebekämpfung teilen müssen, oder um unseren aufsichtsrechtlichen Richtlinien nachzukommen, oder wenn dies von unseren Versicherungsgesellschaften verlangt wird.
 
8.3 Wir geben personenbezogene Daten weiter an:


8.3.1 unsere Aufsichtsbehörde, die Solicitor’s Regulation Authority (SRA), das HMRC (staatliches Finanz- und Zollamt) oder andere Regierungs- oder Strafverfolgungsbehörden;

8.3.2 unsere Versicherungsgesellschaften und unsere Berufs- Haftpflichtversicherungsmakler; und

8.3.3 Lexcel (der Zulassungsdienst für die Ausübung des Anwaltsberufs) und andere Wirtschaftsprüfer, um die Einhaltung unserer gesetzlichen Pflichten (einschließlich Geldwäschebekämpfung) und der SRA-Bestimmungen zu überprüfen.


8.4 Wir können Ihre Daten weitergeben, wenn wir Sie zwecks Expertenberatung an einen Dritten verweisen oder wenn wir wegen eines Interessenkonfliktes nicht für Sie tätig werden können.

8.5 Wenn wir Daten mit anderen Datenverantwortlichen teilen, sind diese Ihnen gegenüber für die gesetzeskonforme Verwendung Ihrer Daten verantwortlich.

8.6 Folgende Tätigkeiten werden von anderen Dienstleistenden in unserem Auftrag durchgeführt: Archivierung und Aktenkontrolle; Entsorgung von vertraulichen Unterlagen; IT-Unterstützung und -Instandhaltung, Durchführung von Umfragen und Erhebung von Feedback über
unsere Leistungen.

8.7 Es wird von allen unseren Fremdlieferanten verlangt, Ihre personenbezogenen Daten gemäß unseren Vorschriften durch angemessene Sicherheitsvorkehrungen zu sichern. Wir erlauben es unseren Fremdlieferanten nicht, Ihre personenbezogenen Daten zu eigenen Zwecken zu verwenden. Wir erlauben nur, dass sie Ihre personenbezogenen Daten zu spezifischen Zwecken und gemäß unseren Vorgaben verarbeiten.

8.8 Wenn Sie an einer Veranstaltung teilnehmen, teilen wir Namen und Kontaktdetails mit fremden Veranstaltern und in der Teilnehmerliste, die mit anderen Teilnehmern geteilt wird, es sei denn Sie bitten uns, dies nicht zu tun.

8.9 Wir können Ihre personenbezogenen Daten mit anderen Dritten in Zusammenhang mit Verhandlungen über einen Verkauf oder eine Reorganisation des Unternehmens teilen.


 

9 Datentransfer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)

9.1 Unsere gesamten personenbezogenen Daten sind bei Datenbankanbietern innerhalb des EWRs gehostet.

9.2 Wenn wir Daten außerhalb des EWRs übermitteln müssen, haben wir die entsprechenden Vorkehrungen getroffen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten von diesen Dritten auf eine Art behandelt werden, die den EU- und UK-Gesetzen über Datenschutz entspricht und diese beachtet.

9.3 Wenn Sie außerhalb des EWRs Ihren Sitz haben, können wir personenbezogene Daten an die von Ihnen angegebene Anschrift übermitteln. Wir treffen alle angemessenen Vorkehrungen, um sicherzustellen, dass solche Transfers sicher sind. Indem Sie uns von außerhalb des EWRs beauftragen, erkennen Sie an und stimmen zu, dass solche Transfers erforderlich sind, um Leistungen für Sie zu erbringen.


 

10 Datensicherung


10.1 Wir haben stabile technische Maßnahmen eingeleitet, um Ihre Daten zu sichern. Nähere Einzelheiten über diese Maßnahmen erläutern wir Ihnen auf Anfrage.

10.2 Dritte werden Ihre personenbezogenen Daten nur in unserem Auftrag verarbeiten, wenn sie zugestimmt haben, die Informationen vertraulich zu behandeln und sicher zu verwahren.
 
10.3 Wir haben entsprechende Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um zu verhindern, dass Ihre personenbezogenen Daten unabsichtlich verloren gehen, in unerlaubter Weise verwendet oder abgerufen, geändert oder veröffentlicht werden.

10.4 Zusätzlich begrenzen wir den Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten auf Mitarbeiter, Makler, Dienstleister und andere Dritte, die sie aufgrund geschäftlicher Zwecke brauchen. Sie werden Ihre personenbezogenen Daten nur in unserem Auftrag verarbeiten und sind der Schweigepflicht unterworfen.

10.5 Wir haben Verfahren eingeführt, um jede mutmaßliche Verletzung der Datensicherheit zu verhindern, und werden Sie und alle zuständigen Behörden über einen mutmaßlichen Verstoß benachrichtigen, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.


 

11 Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten aufbewahrt?

11.1 Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur so lange speichern, wie dies zur Erfüllung der Zwecke, für die wir sie erhoben haben, erforderlich ist, einschließlich der Erfüllung von gesetzlichen, buchhalterischen oder Berichtspflichten.

11.2 Um die angemessene Aufbewahrungsfrist für persönliche Daten zu bestimmen, berücksichtigen wir die Menge, Art und Empfindlichkeit der persönlichen Informationen, das potentielle Risiko von Schäden durch unberechtigte Nutzung oder Offenlegung Ihrer persönlichen Daten, die Zwecke, für die wir Ihre persönlichen Daten verarbeiten und ob wir diese Zwecke durch andere Mittel und die geltenden rechtlichen Anforderungen erreichen können.

11.3 Wenn eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist vorgeschrieben ist (wie das Speichern von Aufzeichnungen für HMRC-Zwecke oder die Einhaltung der SRA-Anforderungen oder des Geldwäschegesetzes), halten wir diesen Mindestzeitraum plus bis zu 12 Monate ein, um die Zeit zu haben, Informationen gemäß unseren internen Datenmanagementprozessen zu anonymisieren oder zu löschen.

11.4 Sofern keine besonderen Umstände längerfristige Aufbewahrungsfristen rechtfertigen, bewahren wir die Kundendokumente im Einklang mit den von National Archives empfohlenen Best Practices und (falls zutreffend) den empfohlenen Aufbewahrungsfristen für die Dateien der Law Society auf. Wir wenden dieselben Regeln für elektronische Dateien wie für Papierdateien an. Der Zugriff auf archivierte Dateien ist eingeschränkt. Bitte kontaktieren Sie Gunter Zimmer, wenn Sie spezifische Aufbewahrungsfristen für Ihre Angelegenheiten besprechen möchten.

11.5 Unser Backup- und Disaster-Recovery-Service-Provider behält eine Kopie aller E-Mails und Anhänge für 10 Jahre. Der Zugang zu diesen Informationen ist eingeschränkt.

11.6 Wenn wir Ihre Daten länger als unsere Standardhaltefristen aufbewahren müssen, werden wir Sie darüber informieren (es sei denn, dies ist uns gesetzlich nicht gestattet).

11.7 Unter bestimmten Umständen können wir Ihre persönlichen Daten anonymisieren, so dass sie nicht länger mit Ihnen in Verbindung gebracht werden können. In diesem Fall können wir diese Informationen ohne weitere Benachrichtigung an Sie verwenden.


 

12 Ihre Rechte im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten

12.1 Unter bestimmten Umständen haben sie gesetzlich das Recht:


12.1.1 Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten zu verlangen (üblicherweise bekannt als
„Zugriffsanfrage / subject access request“). Dadurch können Sie eine Kopie der von uns über Sie aufbewahrten personenbezogenen Daten erhalten und prüfen, dass wir diese gesetzesmäßig verarbeiten.

12.1.2 die Berichtigung der von uns über Sie aufbewahrten personenbezogenen Daten zu verlangen. Damit können Sie eventuelle unvollständige oder falsche Daten, die wir über Sie aufbewahren, korrigieren lassen.

12.1.3 die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Damit dürfen Sie uns bitten, personenbezogene Daten zu löschen oder entfernen, wenn es keinen guten Grund gibt, warum wir sie weiterverarbeiten sollten. Sie haben auch das Recht, uns zu bitten, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn Sie Ihr Recht ausgeübt haben, gegen die Verarbeitung Einwand zu erheben (s. unten).

12.1.4 Einwand gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erheben, wenn wir uns auf ein legitimes Interesse stützen (oder das eines Dritten) und es irgendetwas in Ihrem spezifischen Fall gibt, das Sie zu einem Einwand aus diesem Grund bewegt. Sie haben auch das Recht, Einwand zu erheben, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten zu Zwecken der Eigenvermarktung verarbeiten.

12.1.5 die Beschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dadurch können Sie uns bitten, die Verarbeitung personenbezogener Daten über Sie zu unterbrechen, z. B. wenn Sie wünschen, dass wir deren Richtigkeit oder Verarbeitungsgrund nachweisen.

12.1.6 die Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten an einen anderen zu verlangen.

12.1.7 Ihre Zustimmung zurückzuziehen. Unter den beschränkten Zuständen, wo Sie Ihre Zusage für die Sammlung, Verarbeitung und Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten zu einem bestimmten Zweck gegeben haben, haben Sie das Recht, jederzeit Ihre Zustimmung für diese spezifische Verarbeitung zurückzuziehen. Sobald wir darüber informiert werden, dass Sie Ihre Zustimmung zurückgezogen haben, werden wir Ihre Daten zu dem Zweck oder den Zwecken, denen Sie ursprünglich zugestimmt haben, nicht mehr verarbeiten, es sei denn wir sind dazu verpflichtet, Ihre Daten gemäß einem anderen rechtlichen Grundsatz weiterhin zu verarbeiten, den wir Ihnen mitgeteilt haben.


12.2 Um eines der oben genannten Rechte auszuüben, wenden Sie sich bitte an Gunter Zimmer.

12.3 Sie müssen keine Gebühr zahlen, um auf Ihre persönlichen Informationen zuzugreifen (oder die anderen Rechte auszuüben). Wir können jedoch eine angemessene Gebühr erheben, wenn Ihre Zugangsanfrage eindeutig unbegründet oder überzogen ist. Alternativ können wir unter diesen Umständen die Erfüllung der Anfrage verweigern.

12.4 Wir müssten eventuell spezifische Informationen von Ihnen anfordern, damit wir Ihre Identität nachprüfen können und Ihr Recht auf Zugang zu den Informationen (oder zur Ausübung Ihrer anderen Rechte) sichern. Das ist eine weitere sachgemäße Sicherheitsmaßnahme, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten für niemanden zugänglich gemacht werden, denen sie nicht rechtmäßig zustehen.

 

Letzte Aktualisierung: Mai 2018

 


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